Syarat-Syarat Menjadi Resepsionis yang Baik

Menjadi resepsionis yang baik

Resepsionis adalah penerima tamu atau juga penerima telepon di suatu perusahaan. Citra perusahaan juga ditentukan oleh resepsionis, meskipun juga banyak faktor lainnya. Tapi setidaknya orang melihat perusahaan dan berkomunikasi dengan perusahaan pertama melalui resepsionis. Resepsionis bukan Cuma berwajah cantik, tubuh tinggi semampai, tetapi juga pengetahuan, sikap yang matang dan perilaku yang baik dan benar. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan seoran resepsionis saat menerima tamu dan klien.

1. Jangan biarkan tamu menunggu terlalu lama. Perhatikan kepentingan-kepentingan tamu perusahaan. Jika orang yang hendak ditemui tidak ada atau sedang pergi, tanyakan apakah dia bersedia menunggu.
2. Jangan mengunyah permen karet atau makana kecil saat menghadapi tamu atau saat menerima telepon, (ketika anda sedang makan, orang di telepon seberang bisa mendengarnya).
3. Sebaiknya anda tidak bergerombol dengan teman-teman anda di meja resepsionis, apabila untuk keperluan yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan. Misal membuka plastik dagangan, mengocok undian arisan, dan lain-lain.
4. Singkirkan pernak-pernik yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan dari atas meja monitor komputer anda.
5. Jangan mondar-mandir di ruang tamu dengan sandal atau penampilan yang tidak rapi.
6. Jangan terlalu sering mengobrol atau bergosip dengan teman-teman anda.

Empat hal yang akan memperkuat kinerja, posisi dan karir seorang resepsionis di dalam perusahaan :

1.  Gigih

seorang resepsionis selalu mengerjakan pekerjaan yang sama dari pagi hingga sore. Kebosanan adalah kata pertama yang harus dihadapi. Karena kebosanan bisa mengarahkan resepsionis pada keteledoran dalam pekerjaannya. Misalnya, menghadapi tamu perusahaan dengan wajah yang tidak ramah & senyum yang tidak tersungging di bibir. Atau juga, lupa menukarkan KTP tamu dengan ID card “tamu”/”pengunjung” pada tiap tamu perusahaan yang datang.

2.  Baik dan ramah

Baik karena selalu memberikan layanan terbaik kepada antar bagian dalam perusahaan dan kepada perusahaan lain. Resepsionis di perusahaan tertentu, ada kalanya ditugaskan untuk menyambungkan antar bagian dalam perusahaan melalui telepon intra-perusahaan. Resepsionis juga harus ramah kepada perusahaan lain, karena ini adalah salah satu cara untuk menampilkan citra baik perusahaan.

3.  Kenal dengan banyak orang dan tahu posisi mereka di perusahaan

resepsionis harus ramah kepada karyawan dalam perusahaan, resepsionis harus mengenali berbagai nama dan posisi yang jumlahnya sangat banyak itu. Makanya, beberapa karakter seringkali menjadi kriteria untuk menjadi seorang resepsionis. Misalnya, supel. Supel artinya pandai bergaul. Biasanya mereka yang berkarakter supel, mudah untuk mengingat wajah, nama dan “siapa” orang lain itu. Biasanya juga, mereka adalah pribadi yang SKSD: “sok kenal sok dekat”. Karakter seperti ini akan sangat menunjang karir seorang resepsionis yang handal.

4.  Bahasa Inggris

Sebagai bahasa internasional harus juga dikuasai oleh resepsionis. Bila ini dikuasai oleh resepsionis, maka ini adalah senjata ampuh yang dapat membawa karir sang resepsionis melompat setinggi-tingginya! Wajar, ini adalah bahasa pergaulan yang dipakai secara internasional. Bertemu dengan tamu dari negara lain, ekspatriat dari eropa atau amerika, misalnya. Bahkan, kadang-kala eksekutif perusahaan harus diajak berkomunikasi dalam bahasa Inggris.

Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik. Syarat-syarat tersebut antara lain :

1. Syarat Kepribadian

Tidak semua orang mempunyai bakat menjadi sekretaris yang baik, namun bakat saja tidak cukup jika kita tidak tahu kepribadian yang
bagaimana yang harus dipunyai untuk menjadi sekretaris yang baik itu.
Kepribadian tersebut adalah :
a. Bersikap mawas diri
b. Ramah
c. Sabar
d. Simpatik
e. Penampilan diri yang baik
f. Pandai bergaul
g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h. Dapat bijaksana terhadap orang lain
i. Memiliki ingatan yang baik
j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain

2. Syarat pengetahuan

Syarat pengetahuan dibedakan menjadi 2 yaitu:
a. Syarat pengetahuan umum

Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan

Kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:

1.   Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.

2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur     organisasi, serta susunan personil.

3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.

b. Syarat pengetahuan khusus

Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.

3.Syarat keahlian

Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya,
keterampilan itu meliputi:
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya
d. Teknik tata penyimpanan arsip
e. Teknik berkomunikasi dengan telepon
f. Menulis cepat dengan steno
g. Teknik mengetik surat

4. Syarat praktik

Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup
mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengandemikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnyabelum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dll.

Resepsionios Kantor yang Profesional
 

Seorang resepsionis kantor yang profesional, selain memiki keterampilan untuk dapat melaksanankan tugasnya, ia pun harus didukung dengan kepribadian yang baik karena kepribadian seseorang sangat besar pengaruhnya terhadap hasil pekerjaannya.

Menurut Martha Tilaar, kepribadian adalah suatu organisasi yang dinamis, yang selalu mengalami perubahan atau berproses. Jadi kepribadiaan dapat dapat berubah kearah yang lebih baik atau menyimpang kearah yang lebih buruk. Salah satu faktor yang mempengaruhi kepribadiaan seseorang adalah lingkungan.

Seorang resepsionis kantor yang dalam pekerjaannya secara langsung berhubungan dengan tamu harus siap secara fisik maupun mental sebelum memulai pekerjaan tersebut. Oleh karena mengingat kepribadian merupakan organisasi yang dinamis maka seorang resepsionis dapat optimis menyempurnakan kepribadiaanya dari waktu ke waktu sesuai dengan apa yang dharapkan. Karena kepribadian seorang resepsionis yang tidak baik, berpengaruh besar pada hasil kerja dan kepuasan tamu.

Seorang psikolog, Ny. Yoesoef Noesyiwan, menganalisis kepribadian seseorang ke dalam 4 (empat) aspek sebagai berikut:

1. Vitalis

Adalah semangat pribadi seseorang, pusat tenaga yang relatif konstan atau menetap. Vitalitas merupakan dasar kepribadian yang menentukan kemampuan berprestasi, sikap hidup dan sikapnya terhadap sesama manusia.

2. Temperamen

Adalah warna-warna emosi, penghayatan dan pengalaman, berupa cara seseorang bereaksi terhadap suasana jiwanya. Seseorang yang mempunyai warna penghayatan gembira tidak akan mudah ditimpa kemalangan. Sebaliknya seseorang dengan penghayatan sedih akan berada dalam kesedihan secara berkepanjangan dan akan menutup diri dari lingkungannya

3. Watak

Adalah inti atau hakikat kepribadian atau hasrat, perasaan, dan kehendak pribadi mengenai nilai. Hasrat merupakan motif tingkah laku, dan kehendak merupakan kelanjutan dari hasrat.

4. Bakat

Adalah sebuah kemampuan dari seseorang timbul karena bakat dan kemampuan. Dengan perkataan lain, walaupun seseorang berbakat tetapi kemampuannya kurang tentu kemmapuannya juga akan berkurang. Bakat sebagai potensi, memerlukan lingkungan dan kesempatan agar dapat berkembang seoptimal mungkin melalui pengalaman dan pendidikan.

Selanjutnya Paul B. White dan Helen Beckley (1973:6) dalam bukunya Kantor Reception, menyatakan bahwa kepribadian atau personality mempunyai makna sebagai berikut:

̶            P=Pleasantess

Goodmanners and a smile are natural assets.

(Seorang resepsionis kantor diharapkan mampu menyenangkan para tamu melalui kesopan- santunan disertai senyum yang ramah. Hal ini merupakan suatu aset yang tidak pernah habis dalam suatu kantor).

̶            E=Eagerness

Eagerness to help others, with a liking for people and a willingness to serve them.

(Seorang resepsionis kantor harus mempunyai keinginan kuat yang timbul dari dalam dirinya untuk membantu para tamu dan rela melayani tamu dengan menyuguhkan pelayanan yang PRIMA. Hal ini merupakan salah satu unsur kepribadian).

̶            R=Respect

Respect for other people. Coutesy costs nothing

(Seorang resepsionis kantor harus memahami bahwa melayani, menghormati dan menghargai tamu sangatlah penting. Bersopan santun dan ramah tamah terhadap semua tamu tidak membutuhkan biaya).

̶            S=Sense of responsibility

Sense of responsibility is a realisation that what one does and says is important

(Memiliki rasa tanggung jawab terhadap pekerjaan merupakan sebuah realisasi bahwa apa yang resepsionis lakukan dan katakana kepada para tamu adalah penting).

̶            O=Orderly mind

Essential for methodical and accurate work.

(Seorang resepsionis harus memilki pola pikir yang teratur dan terarah dalam melakukan pekerjaan dengan metode yang baik dan akurat).

̶            N=Neatness

Neatness indicates pride in self and job.(Seorang resepsionis harus rapi dan bersih menunjukkan bahwa dirinya bangga dengan pekerjaannya).

̶            A=Accuracy

Accuracy in everything done is of paramount importance.

(Seorang resepsionis yang teliti dalam melakukan setiap pekerjaan merupakan suatu nilai yang sangat penting).

̶            L=Loyality

Loyality to management and colleagnes makes good team work.

(Seorang resepsionis dituntut untuk mewakili sikap setia/loyal kepada manajemen kantor dan rekan kerjanya. Karena kerja sama tim yang tangguh merupakan kunci keberhasilan setiap pekerjaan).

̶            I=Intelegence

Intelegence of common sense at all times.

Seorang resepsionis harus menggunakan pola pikir positif dalam melayani tamu).

̶            T=Tact

Tact saying and doing the right thing at the right time.

(Mengatakan sesuatu dengan bijaksana serta melakukan segala sesuatu secara benar saat melakukan pekerjaan merupakan ciri kepribadian yang kuat).

̶            Y=Yearning to be good receptionist

A love of the work is essential.

(Untuk menjadi resepsionis yang baik harus timbul keinginan untuk mencintai pekerjaan tersebut).

Berikut ini adalah beberapa kepribadian dasar yang harus dimiliki seorang resepsionis kantor, di antaranya:

a. Sopan santun dan ramah tamah

Seorang resepsionis yang baik harus selalu bersikap ramah, sopan dan baik terhadap rekan sekerjanya, atasan, maupun terhadap tamu kantor betapa pun berat beban pekerjaannya. Adapun kebiasaan-kebiasaan yang sebaiknya dilakukan oleh seorang resepsionis untuk dapat menimbulkan kesan ramah dan sopan adalah sebagai berikut:

• Biasakan selalu berbicara dengan suara yang jelas dan dengan volume suara yang menyenangkan.

• Biasakan untuk tersenyum sewaktu berbicara.

• Selalu mengucapkan salam kepada setiap orang yang dijumpai baik, sesama rekan kerja, atasan maupun maupun tamu kantor, lebih-lebih disertai dengan penyebutan nama yang diberi salam (greet). Contoh: Selamat pagi (siang/sore) Pak Agus atau Good morning (afternoon/evening), Mr. Agus?

b. Jujur dan selalu siap menolong

Sikap dasar lain harus dimiliki oleh seorang resepsionis kantor adalah kejujuran dan ringan tangan (suka menolong). Seorang resepsionis harus mengetahui bahwa bekerja di kantor berarti berada di lingkungan yang luks, serba mewah. Untuk itu, sikap jujur mutlak harus dimiliki oleh seorang resepsionis. Dia juga harus menunjukkan sikap suka menolong orang lain (tamu). Contoh kecil sebagai sikap mau menolong tamu, tersenyum misalnya, dapat dikategorikan sebagai pertolongan bagi tamu yang baru tiba di kantor dan merasa letih akibat perjalanan yang panjang. Sedangkan hasil dari pertolongan anda tersebut tak terhingga besarnya baik bagi tamu itu sendiri maupun anda sendiri.