Menjadi resepsionis yang baik
Resepsionis adalah penerima tamu atau juga penerima
telepon di suatu perusahaan. Citra perusahaan juga ditentukan oleh resepsionis,
meskipun juga banyak faktor lainnya. Tapi setidaknya orang melihat perusahaan
dan berkomunikasi dengan perusahaan pertama melalui resepsionis. Resepsionis
bukan Cuma berwajah cantik, tubuh tinggi semampai, tetapi juga pengetahuan,
sikap yang matang dan perilaku yang baik dan benar. Ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan seoran resepsionis saat menerima tamu dan klien.
- Jangan biarkan tamu menunggu terlalu lama. Perhatikan kepentingan-kepentingan tamu perusahaan. Jika orang yang hendak ditemui tidak ada atau sedang pergi, tanyakan apakah dia bersedia menunggu.
- Jangan mengunyah permen karet atau makana kecil saat menghadapi tamu atau saat menerima telepon, (ketika anda sedang makan, orang di telepon seberang bisa mendengarnya).
- Sebaiknya anda tidak bergerombol dengan teman-teman anda di meja resepsionis, apabila untuk keperluan yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan. Misal membuka plastik dagangan, mengocok undian arisan, dan lain-lain.
- Singkirkan pernak-pernik yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan dari atas meja monitor komputer anda.
- Jangan mondar-mandir di ruang tamu dengan sandal atau penampilan yang tidak rapi.
- Jangan terlalu sering mengobrol atau bergosip dengan teman-teman anda.
Empat hal yang akan memperkuat kinerja, posisi dan karir seorang
resepsionis di dalam perusahaan :
1. Gigih
seorang resepsionis selalu mengerjakan pekerjaan yang
sama dari pagi hingga sore. Kebosanan adalah kata pertama yang harus dihadapi.
Karena kebosanan bisa mengarahkan resepsionis pada keteledoran dalam
pekerjaannya. Misalnya, menghadapi tamu perusahaan dengan wajah yang tidak
ramah & senyum yang tidak tersungging di bibir. Atau juga, lupa menukarkan
KTP tamu dengan ID card “tamu”/”pengunjung” pada tiap tamu perusahaan yang
datang.
2. Baik dan ramah
Baik karena selalu memberikan layanan terbaik kepada
antar bagian dalam perusahaan dan kepada perusahaan lain. Resepsionis di
perusahaan tertentu, ada kalanya ditugaskan untuk menyambungkan antar bagian
dalam perusahaan melalui telepon intra-perusahaan. Resepsionis juga harus ramah
kepada perusahaan lain, karena ini adalah salah satu cara untuk menampilkan
citra baik perusahaan.
3. Kenal dengan banyak orang dan tahu posisi mereka di perusahaan
resepsionis harus ramah kepada karyawan dalam
perusahaan, resepsionis harus mengenali berbagai nama dan posisi yang jumlahnya
sangat banyak itu. Makanya, beberapa karakter seringkali menjadi kriteria untuk
menjadi seorang resepsionis. Misalnya, supel. Supel artinya pandai bergaul.
Biasanya mereka yang berkarakter supel, mudah untuk mengingat wajah, nama dan
“siapa” orang lain itu. Biasanya juga, mereka adalah pribadi yang SKSD: “sok
kenal sok dekat”. Karakter seperti ini akan sangat menunjang karir seorang
resepsionis yang handal.
4. Bahasa Inggris
Sebagai bahasa internasional harus juga dikuasai oleh
resepsionis. Bila ini dikuasai oleh resepsionis, maka ini adalah senjata ampuh
yang dapat membawa karir sang resepsionis melompat setinggi-tingginya! Wajar,
ini adalah bahasa pergaulan yang dipakai secara internasional. Bertemu dengan
tamu dari negara lain, ekspatriat dari eropa atau amerika, misalnya. Bahkan,
kadang-kala eksekutif perusahaan harus diajak berkomunikasi dalam bahasa
Inggris.
Sebagai pembantu pimpinan,
seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu untuk dapat
melaksanakan tugasnya dengan baik. Syarat-syarat tersebut antara lain :
1. Syarat Kepribadian
1. Syarat Kepribadian
Tidak semua orang mempunyai bakat menjadi
sekretaris yang baik, namun bakat saja tidak cukup jika kita tidak tahu
kepribadian yang
bagaimana yang harus dipunyai untuk menjadi sekretaris yang baik itu.
Kepribadian tersebut adalah :
a. Bersikap mawas diri
b. Ramah
c. Sabar
d. Simpatik
e. Penampilan diri yang baik
f. Pandai bergaul
g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h. Dapat bijaksana terhadap orang lain
i. Memiliki ingatan yang baik
j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain
bagaimana yang harus dipunyai untuk menjadi sekretaris yang baik itu.
Kepribadian tersebut adalah :
a. Bersikap mawas diri
b. Ramah
c. Sabar
d. Simpatik
e. Penampilan diri yang baik
f. Pandai bergaul
g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h. Dapat bijaksana terhadap orang lain
i. Memiliki ingatan yang baik
j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain
2. Syarat pengetahuan
Syarat pengetahuan dibedakan menjadi 2 yaitu:
a. Syarat pengetahuan umum
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan
kemasyarakatan dan
Kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari
perusahaan. Misalnya:
1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik
dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis,
serta memiliki pengetahuan ekstra.
2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.
3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.
b. Syarat pengetahuan khusus
Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.
3.Syarat keahlian
Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya,
keterampilan itu meliputi:
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya
d. Teknik tata penyimpanan arsip
e. Teknik berkomunikasi dengan telepon
f. Menulis cepat dengan steno
g. Teknik mengetik surat
4. Syarat praktik
Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup
mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengandemikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnyabelum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dll.
Resepsionios Kantor yang Profesional
Seorang resepsionis
kantor yang profesional, selain memiki keterampilan untuk dapat melaksanankan
tugasnya, ia pun harus didukung dengan kepribadian yang baik karena kepribadian
seseorang sangat besar pengaruhnya terhadap hasil pekerjaannya.
Menurut Martha
Tilaar, kepribadian adalah suatu organisasi yang dinamis, yang selalu mengalami
perubahan atau berproses. Jadi kepribadiaan dapat dapat berubah kearah yang
lebih baik atau menyimpang kearah yang lebih buruk. Salah satu faktor yang
mempengaruhi kepribadiaan seseorang adalah lingkungan.
Seorang resepsionis
kantor yang dalam pekerjaannya secara langsung berhubungan dengan tamu harus
siap secara fisik maupun mental sebelum memulai pekerjaan tersebut. Oleh karena
mengingat kepribadian merupakan organisasi yang dinamis maka seorang resepsionis
dapat optimis menyempurnakan kepribadiaanya dari waktu ke waktu sesuai dengan
apa yang dharapkan. Karena kepribadian seorang resepsionis yang tidak baik,
berpengaruh besar pada hasil kerja dan kepuasan tamu.
Seorang
psikolog, Ny. Yoesoef Noesyiwan,
menganalisis kepribadian seseorang ke dalam 4 (empat) aspek sebagai berikut:1. Vitalis
Adalah semangat
pribadi seseorang, pusat tenaga yang relatif konstan atau menetap. Vitalitas
merupakan dasar kepribadian yang menentukan kemampuan berprestasi, sikap hidup dan
sikapnya terhadap sesama manusia.
2.
Temperamen
Adalah warna-warna
emosi, penghayatan dan pengalaman, berupa cara seseorang bereaksi terhadap
suasana jiwanya. Seseorang yang mempunyai warna penghayatan gembira tidak akan
mudah ditimpa kemalangan. Sebaliknya seseorang dengan penghayatan sedih akan
berada dalam kesedihan secara berkepanjangan dan akan menutup diri dari
lingkungannya
3.
Watak
Adalah inti atau
hakikat kepribadian atau hasrat, perasaan, dan kehendak pribadi mengenai nilai.
Hasrat merupakan motif tingkah laku, dan kehendak merupakan kelanjutan dari
hasrat.
4.
Bakat
Adalah sebuah
kemampuan dari seseorang timbul karena bakat dan kemampuan. Dengan perkataan
lain, walaupun seseorang berbakat tetapi kemampuannya kurang tentu kemmapuannya
juga akan berkurang. Bakat sebagai potensi, memerlukan lingkungan dan
kesempatan agar dapat berkembang seoptimal mungkin melalui pengalaman dan
pendidikan.
Selanjutnya Paul B. White dan Helen Beckley (1973:6) dalam bukunya Kantor Reception, menyatakan bahwa kepribadian atau personality mempunyai makna sebagai berikut:
̶
P=Pleasantess
Goodmanners and a smile are natural assets.
(Seorang resepsionis kantor diharapkan mampu
menyenangkan para tamu melalui kesopan- santunan disertai senyum yang ramah.
Hal ini merupakan suatu aset yang tidak pernah habis dalam suatu kantor).
̶
E=Eagerness
Eagerness to help others, with a liking for people and
a willingness to serve them.
(Seorang resepsionis kantor harus mempunyai keinginan
kuat yang timbul dari dalam dirinya untuk membantu para tamu dan rela melayani
tamu dengan menyuguhkan pelayanan yang PRIMA. Hal ini merupakan salah satu
unsur kepribadian).
̶
R=Respect
Respect for other people. Coutesy costs nothing
(Seorang resepsionis kantor harus memahami bahwa
melayani, menghormati dan menghargai tamu sangatlah penting. Bersopan santun
dan ramah tamah terhadap semua tamu tidak membutuhkan biaya).
̶
S=Sense of responsibility
Sense of responsibility is a realisation that what one
does and says is important
(Memiliki rasa tanggung jawab terhadap pekerjaan
merupakan sebuah realisasi bahwa apa yang resepsionis lakukan dan katakana
kepada para tamu adalah penting).
̶
O=Orderly mind
Essential for methodical and accurate work.
(Seorang resepsionis harus memilki pola pikir yang
teratur dan terarah dalam melakukan pekerjaan dengan metode yang baik dan
akurat).
̶
N=Neatness
Neatness indicates pride in self and job.(Seorang
resepsionis harus rapi dan bersih menunjukkan bahwa dirinya bangga dengan
pekerjaannya).
̶
A=Accuracy
Accuracy in everything done is of paramount importance.
(Seorang resepsionis yang teliti dalam melakukan setiap
pekerjaan merupakan suatu nilai yang sangat penting).
̶
L=Loyality
Loyality to management and colleagnes makes good team
work.
(Seorang resepsionis dituntut untuk mewakili sikap
setia/loyal kepada manajemen kantor dan rekan kerjanya. Karena kerja sama tim
yang tangguh merupakan kunci keberhasilan setiap pekerjaan).
̶
I=Intelegence
Intelegence of common sense at all times.
Seorang resepsionis harus menggunakan pola pikir positif
dalam melayani tamu).
̶
T=Tact
Tact saying and doing the right thing at the right
time.
(Mengatakan sesuatu dengan bijaksana serta melakukan
segala sesuatu secara benar saat melakukan pekerjaan merupakan ciri kepribadian
yang kuat).
̶
Y=Yearning to be good receptionist
A love of the work is essential.
(Untuk menjadi
resepsionis yang baik harus timbul keinginan untuk mencintai pekerjaan
tersebut).
Berikut ini adalah beberapa kepribadian dasar yang harus dimiliki
seorang resepsionis kantor, di antaranya:
a. Sopan santun dan ramah tamah
Seorang resepsionis yang baik harus
selalu bersikap ramah, sopan dan baik terhadap rekan sekerjanya, atasan, maupun
terhadap tamu kantor betapa pun berat beban pekerjaannya. Adapun
kebiasaan-kebiasaan yang sebaiknya dilakukan oleh seorang resepsionis untuk
dapat menimbulkan kesan ramah dan sopan adalah sebagai berikut:
• Biasakan selalu berbicara dengan suara
yang jelas dan dengan volume suara yang menyenangkan.
• Biasakan untuk tersenyum sewaktu
berbicara.
• Selalu
mengucapkan salam kepada setiap orang yang dijumpai baik, sesama rekan kerja,
atasan maupun maupun tamu kantor, lebih-lebih disertai dengan penyebutan nama
yang diberi salam (greet). Contoh: Selamat pagi (siang/sore) Pak Agus
atau Good morning (afternoon/evening), Mr. Agus?
b. Jujur dan selalu siap menolong
Sikap dasar lain harus dimiliki oleh seorang
resepsionis kantor adalah kejujuran dan ringan tangan (suka menolong). Seorang
resepsionis harus mengetahui bahwa bekerja di kantor berarti berada di
lingkungan yang luks, serba mewah. Untuk itu, sikap jujur mutlak harus dimiliki
oleh seorang resepsionis. Dia juga harus menunjukkan sikap suka menolong orang
lain (tamu). Contoh kecil sebagai sikap mau menolong tamu, tersenyum misalnya,
dapat dikategorikan sebagai pertolongan bagi tamu yang baru tiba di kantor dan
merasa letih akibat perjalanan yang panjang. Sedangkan hasil dari pertolongan
anda tersebut tak terhingga besarnya baik bagi tamu itu sendiri maupun anda
sendiri.
